2021年【6月号】

お疲れ様です。
6月といえば梅雨のシーズンですが、中旬になってもまだ梅雨入り宣言がされていません。
雨が嫌いな私は、できれば、このまま梅雨がないまま夏になってほしいと願っているんですが、どうなるんでしょう？

とはいえ、暑さ、気温だけは例年通り。
すでに蒸し暑い日が続いているので、こまめな水分補給、適時休憩を取るようにしてください。
（今年もまだマスクは欠かせない状況なので、作業中まわりに人がいない時やお風呂掃除等の時は、随時マスクをずらすなり、一時的に外してもらっても構いません。無理しすぎて熱中症になるほうがバカバカしいですから）

普段、サービス実施報告書を記入してもらっていますが、読んでいると、たまに意味が不明、内容がよくわからない文章を見かけます。
報告書は、文字通り自分が行った仕事の報告なので、読む相手に内容が伝わらないと意味をなしません。
わかりやすい文章を書くのは意外と難しく、読む相手を意識して書かないと、独りよがりな文章になりがちです。

”誰に？なにを伝えたいのか？”

そこを意識して書くようにすると、伝わりやすい文章になっていくと思います。

なにも考えずに書き進めると、自分でも何を書こうとしているのか、書いてる途中でわからなくなってしまうことがあります。
当然、相手にも理解しにくい文章になってしまうので、誰に対して、なにを伝えようとしているのか？そのあたりを確認してから書き始めたほうがいいかもしれません。

そして、この誰に？ですが、その直接の相手（うちの報告書でいえば、みなさんのお客様ですよね）だけでなく、直接は関係ない第三者が読んでもわかるように、と意識するとわかりやすい文章になります。

報告書なので、普段の作業の当事者（みなさんとお客様）がわかれば、とりあえず報告書としてはいいんですが、このサービス実施報告書の目的はそれだけでなく、業務の記録として、事務所に保管しています。

のちのち、過去の作業内容やお客様に伝えた内容等を遡って確認するという役目もあります。
ですので、書いた本人だけでなく、相手や第三者が一読してわかるように書いてもらえると、こちらも助かります。

以下、わかりやすく、かつ読みやすい文章のポイントをいくつか挙げておくので、参考にしてください。

・一文は短く
これは以外とやりがちですが、一文が長くなればなるほど、わかりにくい文章になります。
一文はできる限り短めに。

・あいまいな書き方、表現をしない
仕事上の報告、伝達では、あいまいな表現はさけたほうがいいと思います。

よく”来週の○曜日”とか”再来週の○曜日”という言い方、表現をしますが、これは、文章や特にメールなどの時は、やめたほうがいいと思います。

来週の水曜日ではなく、来週水曜日（10日）または、10日（水曜日）というように、日にちと曜日を併記したほうが確実です。
週の始まりが何曜日からというのは、人によって認識の違いがあるので、来週、再来週という書き方だけだと、お互いに勘違いしてしまいがちです。

・句読点を適切に使う
これは最近の若い人、中高生に多いのですが、句読点のない、すごいわかりにくい文章。
あれは非常に読みにくいです。
プライベートで使うのはまだいいのですが、仕事の場でそういう文章を書くと、（お客様も含め）ビジネス上の相手からはバカだと思われてしまうので、気をつけましょう（笑）
普段の報告書を見る限り、うちのスタッフさんにはいないので、これは心配してません。

・漢字を必要以上に使い過ぎない
ひらがなばかりの文章は読みにくいですが、逆に漢字がすごい多い文章も読みにくくなります。
必要以上に漢字は使わないほうがいいと思います。

・書き終わった後に必ず読み返す
この読み返すというのは、結構大事です。
読み返してみると、たいてい表現がおかしいところや誤字脱字に気づくことがあります。
自分が書いた文章を読んで、ちょっとわかりにくいと感じれば、まず相手にもわかりません。

普段の作業後の見直し、チェックが大事と言ってますが、それと同じですね。
仕事でも文章でも見直しをすることで精度が高まります。

先月グループLINEに書いた、カジタクからのお客様との直取引禁止の件について、補足します。
再掲しますが、カジタクからのメールです。

【カジタク】お客様との直接取引の禁止について
協力会社各位
いつも弊社サービスの提供にご協力いただきまして、ありがとうございます。
カジタク家事代行チーム 大谷です。
先日、カジタクの家事代行サービスを利用されたお客様より、「カジタクのキャストスタッフと直に契約を結び、サービスの提供と支払いを行っていた」との入電がありました。
カジタクの案件でサービスを行ったお客様と直接契約をすることは、業務委託契約、サービス利用規約にて禁止しています。
発覚した場合、内容に応じて違約金が発生します。
如何なる理由があっても例外は認められません。お客様から直接契約をしつこくお願いされているなどがありましたら、カジタク本社事務所までご相談ください。
よろしくお願いいたします。

LINEにも書きましたが、お客様との直取引はいかなる理由があっても禁止です。
カジタクのお客様と同様、うちのお客様も禁止です。

理由は以下のふたつです。

1．契約しているお客様、仕事の損失
まずはこれですが、新規のお客様は、何もしなくても、降って湧いてくるわけではありません。
どこの会社も営業をしたり、広告費などをかけ、お金や人を使って、新規のお客様を獲得しています。
それを横から持っていかれるのは、どこの会社でもよしとはしません。
また、仕事をする上での、もっといえば人としての最低限のルールだと思います。

2．スタッフさんを守るため
会社に内緒で直取引をすれば、仮にお客様とのトラブルなどがあっても、会社側は責任を取る義務はありませんので、そのスタッフ個人が対処する必要があります。
それでも構わないという人は勝手にやればいいと思いますが、物損などお金の問題だけでなく、暴言や暴力、乱暴されかかったというトラブルは少なからずあります。

幸いうちのお客様には、過去も含めて、そういう人はいませんでしたが、他社ではそういうケースがないわけではありません。
（私は過去、何度かお客様から暴言を吐かれたことはありますが 笑）

また、そういったリスクをできる限り減らすため、最初の段階でお客様の見極めをし、場合によっては、依頼があっても受注しないなど、常にリスク管理はするよう注意しています。

まあ、そんな極端なことではなくても、日々の物損を始めとした小さなトラブル、クレームのほか、仕事上ではいろいろなことがあります。
そして、直取引の場合は、いかなるケースでもみなさんを守ってあげられないというのも禁止している理由のひとつになります。

ということで、直取引は絶対にしない、もし、しつこく誘われたら報告ください。

では、暑い中大変ですが、今月もよろしくお願いします。